Notizen zu Artikelpositionen

Notizen direkt an der Artikelposition

Mitarbeitende im Wareneingang können zu einzelnen Artikelpositionen Notizen erfassen und einsehen. Dabei lässt sich für jede Notiz festlegen, ob sie nur intern sichtbar oder auch für andere Beteiligte der Lieferkette freigegeben werden soll.

Zusätzlich können Notizen des Warenabsenders direkt auf Artikelebene eingesehen werden. So stehen wichtige Informationen, Hinweise und Besonderheiten genau dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden – direkt am betroffenen Artikel.

Fachlicher Mehrwert

Mit dem Feature „Notizen zu Artikelpositionen“ können Mitarbeitende im Wareneingang direkt an einzelnen Artikelpositionen eines Lieferscheins Notizen erfassen und lesen. Dadurch wird eine direkte, artikelbezogene Kommunikation zwischen Warenausgang (WA) und Wareneingang (WE) ermöglicht, ohne Medienbruch und ohne zusätzliche Abstimmungen per Telefon oder E-Mail.

Der Prozess im Überblick

• Der Warenausgang kann beim Erstellen oder Bearbeiten eines Lieferscheins Notizen zu einzelnen Artikelpositionen hinterlegen, beispielsweise Hinweise zu Besonderheiten, Qualität oder Abweichungen. Diese Notizen sind für den Wareneingang immer sichtbar.
• Der Wareneingang sieht die hinterlegten Notizen des Warenausgangs direkt am jeweiligen Artikel während des Check-ins.
• Der Wareneingang kann eigene Notizen zu Artikelpositionen erfassen, beispielsweise zur Dokumentation von Abweichungen, Beschädigungen oder Rückfragen.
• Bei eigenen Notizen kann der Wareneingang festlegen, ob diese für den Warenausgang sichtbar sind oder zunächst intern bleiben. Einmal freigegebene Notizen können nicht wieder verborgen werden.

Mehrwert

• Lückenlose Dokumentation: Hinweise, Auffälligkeiten und Abweichungen werden direkt an der betroffenen Artikelposition dokumentiert.
• Transparente Kommunikation: Warenausgang und Wareneingang können artikelbezogen kommunizieren, wodurch Rückfragen reduziert und Beanstandungen schneller geklärt werden.
• Steuerbare Sichtbarkeit: Der Wareneingang entscheidet selbst, welche Informationen für die Gegenseite sichtbar sind.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Notiz wird mit Autor, Standortname und Zeitstempel gespeichert.
• Integration in den PDF-Beleg: Die Notizen werden auch in der generierten PDF-Zusammenfassung des Lieferscheins berücksichtigt.

Information für Frontend-Nutzer

Voraussetzung

Das Feature muss für Ihr Unternehmen aktiviert sein:

• WE strukturierte Artikeldaten lesen
• WE strukturierte Artikeldaten schreiben

Notizen lesen

• Öffnen Sie einen Lieferschein und navigieren Sie zur Artikelübersicht.
• Wählen Sie in der Artikeltabelle die Aktion „Artikelnotizen anzeigen“.
• Im Dialog „Artikelnotizen“ werden alle vorhandenen Notizen sortiert nach Erstellungsdatum angezeigt.
• Jede Notiz enthält:
  • Standortname des Autors
  • Zeitstempel
  • Notiztext

Neue Notiz erstellen

• Öffnen Sie im Dialog „Artikelnotizen“ den Bereich „Neue Notiz hinzufügen“.
• Erfassen Sie einen Notiztext mit maximal 1.024 Zeichen.
• Über den Schalter „Für andere sichtbar“ legen Sie fest, ob die Notiz für den Warenausgang sichtbar ist. Standardmäßig ist die Option aktiviert.
• Klicken Sie auf „Speichern“, um die Notiz zu hinterlegen.

Notiz nachträglich sichtbar machen

• Wurde eine Notiz zunächst als nicht sichtbar erstellt, kann sie über den Button „Für andere sichtbar machen“ freigegeben werden.
• Vor der Freigabe erscheint ein Bestätigungsdialog mit folgendem Hinweis:

„Das Sichtbarmachen einer Nachricht kann nicht rückgängig gemacht werden.“

Hinweise

• Notizen des Warenausgangs sind für den Wareneingang immer sichtbar.
• Eigene Notizen sind unabhängig von der Sichtbarkeitseinstellung immer sichtbar.
• Die Notizen werden auch in den zusammengeführten PDF-Beleg übernommen.

Information für API-Anbindung (fachliche Aspekte)

Unternehmen können Artikelnotizen über die Endpunkte der Addons API v3 verwalten.

Aktion	Methode	Endpunkt	Beschreibung
Notiz erstellen (WA)	POST	/api/v3/organization-sites/{organizationSiteKey}/consignor/delivery-notes/{deliveryNoteKey}/articles/{articleKey}/notes	Erstellt eine Notiz als Warenausgang. Nur möglich bei Bündelstatus open.
Notiz erstellen (WE)	POST	/api/v3/organization-sites/{organizationSiteKey}/consignee/delivery-notes/{deliveryNoteKey}/articles/{articleKey}/notes	Erstellt eine Notiz als Wareneingang. Nur möglich bei Bündelstatus sent.
Notizen abrufen	GET	/api/v3/organization-sites/{organizationSiteKey}/delivery-notes/{deliveryNoteKey}/articles/{articleKey}/notes	Liefert alle sichtbaren Notizen zu einer Artikelposition.
Notiz sichtbar machen (WE)	POST	/api/v3/organization-sites/{organizationSiteKey}/consignee/delivery-notes/{deliveryNoteKey}/articles/{articleKey}/notes/{articleNoteKey}/visible	Macht eine bisher nicht sichtbare Notiz dauerhaft sichtbar.

Die vollständige API-Spezifikation ist in der Cloud4Log Addons API-Dokumentation verfügbar.

Erforderliche Feature-Flags

Feature-Flag	Beschreibung
consigneeArticlesRead	Artikeldaten lesen (WE), erforderlich für GET
consigneeArticlesEditing	Artikeldaten schreiben (WE), erforderlich für POST (WE)
consignorArticlesRead	Artikeldaten lesen (WA), erforderlich für GET
consignorArticlesEditing	Artikeldaten schreiben (WA), erforderlich für POST (WA)

Geschäftsregeln

• WA-Notizen können nur bei Bündelstatus open erstellt werden und sind immer sichtbar (noteVisibleForOthers: true).
• WE-Notizen können nur bei Bündelstatus sent erstellt werden. Die Sichtbarkeit wird über noteVisibleForOthers gesteuert.
• Die Sichtbarkeit kann nur von false auf true geändert werden und nicht wieder zurückgesetzt werden.

Hinweise für Entwickler

Notiz erstellen (Wareneingang)

POST .../consignee/delivery-notes/{deliveryNoteKey}/articles/{articleKey}/notes

{
  "noteText": "Abweichung bei Menge festgestellt",
  "noteVisibleForOthers": true
}

Parameter:

• noteText: Freitext mit 1 bis 1.024 Zeichen (Pflichtfeld)
• noteVisibleForOthers: Sichtbarkeit für die Gegenseite (Pflichtfeld)

Notiz erstellen (Warenausgang)

POST .../consignor/delivery-notes/{deliveryNoteKey}/articles/{articleKey}/notes

{
  "noteText": "Ware wurde gekühlt versendet"
}

Beim Warenausgang wird noteVisibleForOthers automatisch auf true gesetzt.

Notizen abrufen

GET .../delivery-notes/{deliveryNoteKey}/articles/{articleKey}/notes

Der Endpunkt liefert ein Array mit Notizen zurück. Enthalten sind unter anderem:

• noteText
• authorOrganizationSiteName
• dateNoteCreated (UNIX-Timestamp in Millisekunden)
• noteVisibleForOthers

Eigene Notizen sind immer sichtbar. Notizen der Gegenseite werden nur angezeigt, wenn sie freigegeben wurden.

Wichtige Hinweise

• Warenausgang kann nur bei Bündelstatus open schreiben.
• Wareneingang kann nur bei Bündelstatus sent schreiben.
• Die Sichtbarkeit einer Notiz kann nachträglich über POST .../notes/{articleNoteKey}/visible freigegeben werden.
• Das Sichtbarmachen ist eine Einweg-Operation und kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Die vollständige API-Spezifikation ist in der Cloud4Log Addons API-Dokumentation verfügbar.