Automatische Abweichungserfassung auf Basis von Avisdaten

Automatische Abweichungserfassung

Cloud4Log Addons gleicht die Artikelpositionen im Wareneingang mit den avisierten Bestelldaten ab. Grundlage sind die aus dem Vorsystem bereitgestellten Avisdaten, zum Beispiel PO, Artikelnummer und Menge.

Stimmen die Daten überein, wird die Artikelposition als geprüft gekennzeichnet. Werden Abweichungen erkannt, kann das System automatisch entsprechende Abweichungseinträge im digitalen Lieferschein vorbereiten. Mitarbeitende im Wareneingang ergänzen anschließend nur noch die fachlich erforderlichen Angaben, zum Beispiel den Ablehnungsgrund.

Fachlicher Mehrwert

Die Warenvereinnahmung erfolgt in vielen Unternehmen in einem eigenen ERP- oder Warenwirtschaftssystem. Um eine doppelte Prüfung zu vermeiden, können die Vereinnahmungsinformationen automatisch per API an Cloud4Log Addons übermittelt werden. Das System vergleicht die vereinnahmten Mengen mit den Artikelpositionen der Lieferscheine und erstellt bei Abweichungen automatisch strukturierte Einträge in der Abweichungsliste.

Mehrwert

• Keine doppelte Warenvereinnahmung: Bereits im Fremdsystem erfasste Vereinnahmungsdaten (PO-Nummer, Empfänger-Artikelnummer und Menge) werden automatisch übernommen. Eine erneute manuelle Prüfung in Cloud4Log Addons entfällt.
• Automatische Kennzeichnung und Abweichungserfassung: Stimmen die Mengen überein, wird die Artikelposition als erfolgreich geprüft markiert. Bei Mengenabweichungen wird automatisch eine Abweichung mit dem passenden Grund (Überlieferung oder Unterlieferung) und der entsprechenden Differenzmenge angelegt.
• Mensch hat das letzte Wort: Manuelle Änderungen durch Mitarbeitende im Wareneingang haben stets Vorrang und werden durch spätere automatische Verarbeitungen nicht überschrieben.
• Korrekturen werden berücksichtigt: Beim Abgleich werden stets die aktuell gültigen Werte herangezogen. Werden relevante Felder nachträglich geändert, wird der automatische Status zurückgesetzt und neu berechnet.
• Nur bis zum finalen Check-in: Der automatische Abgleich ist nur möglich, solange die Mappe nicht final eingecheckt und unterschrieben wurde.
• Eindeutige Zuordnung erforderlich: Die Zuordnung erfolgt über PO-Nummer und Empfänger-Artikelnummer. Nur bei genau einem Treffer wird ein automatischer Vergleich durchgeführt.

Information für Frontend-Nutzer

Voraussetzung

Das Feature muss für Ihren Standort aktiviert sein. Die Warenvereinnahmungsdaten müssen aus Ihrem Fremdsystem über die API an Cloud4Log Addons übermittelt worden sein.

Kennzeichnung in der Artikeltabelle

Im Reiter „Artikel & Abweichungen“ wird in der Spalte „Geprüft“ das Ergebnis des automatischen Abgleichs dargestellt.

• Grün (geprüft, keine Abweichung): Die vereinnahmte Menge stimmt mit der Lieferscheinmenge überein.
• Rot (geprüft, Abweichung vorhanden): Die Mengen weichen voneinander ab. Es wurde automatisch eine Abweichung als Überlieferung oder Unterlieferung angelegt.
• Keine Kennzeichnung: Es liegen keine Vereinnahmungsinformationen vor oder die Position konnte nicht eindeutig zugeordnet werden.
• Roboter-Symbol: Kennzeichnet Positionen, die automatisch durch den Mengenabgleich geprüft wurden.

Umgang mit automatisch erstellten Abweichungen

• Automatisch angelegte Abweichungen können eingesehen, ergänzt, bearbeitet oder gelöscht werden.
• Sobald eine automatisch erzeugte Abweichung manuell verändert wird, haben die manuellen Änderungen Vorrang.
• Werden vergleichsrelevante Felder (Bestellnummer, Empfänger-Artikelnummer oder Menge) nachträglich verändert, wird der automatische Status zurückgesetzt und beim nächsten Upload neu berechnet.

Hinweis Der automatische Abgleich und die Erstellung von Abweichungen sind nur möglich, solange die Mappe nicht final eingecheckt und unterschrieben wurde. Der automatische Abgleich und die Erstellung von Abweichungen sind nur möglich, solange die Mappe nicht final eingecheckt und unterschrieben wurde.

Information für API-Anbindung (fachliche Aspekte)

Automatischer Mengenabgleich über die API

Unternehmen können Warenvereinnahmungsdaten aus ERP- oder Warenwirtschaftssystemen an Cloud4Log Addons übermitteln. Die vereinnahmten Mengen werden automatisch mit den Lieferscheinpositionen verglichen.

Betroffene Endpunkte

Methode	Endpunkt	Beschreibung
POST	/api/v3/.../consignee/articles-compare	Vereinnahmte Artikelpositionen übermitteln und automatischen Mengenabgleich auslösen
GET	/api/v2/.../delivery-notes/{deliveryNoteKey}/articles	Artikelpositionen inkl. automaticCompareStatus und checked abrufen

Die vollständige API-Spezifikation ist in der Cloud4Log Addons API-Dokumentation verfügbar.

Benötigtes Feature-Flag

Feature-Flag	Beschreibung
articlesCompare	Automatischer Mengenabgleich über Vereinnahmungsdaten

Abgleichsergebnis je Artikel (automaticCompareStatus)

Wert	Bedeutung
MATCH	Vereinnahmte Menge stimmt mit der Lieferscheinmenge überein. Position wird als erfolgreich geprüft markiert.
OVER_DELIVERED	Mehr vereinnahmt als im Lieferschein angegeben. Eine Abweichung „Überlieferung“ wird automatisch erstellt.
UNDER_DELIVERED	Weniger vereinnahmt als im Lieferschein angegeben. Eine Abweichung „Unterlieferung“ wird automatisch erstellt.
null bzw. nicht vorhanden	Kein Abgleich durchgeführt (keine Daten, keine eindeutige Zuordnung oder bereits manuell bearbeitet).

Fachliche Einsatzmöglichkeiten

• Automatisierung des Grobabgleichs: Vereinnahmungsdaten können unmittelbar nach der Warenvereinnahmung übermittelt werden. Abweichungen werden automatisch dokumentiert.
• Schrittweise Übermittlung: Daten können einzeln oder als Batch (maximal 500 Positionen pro Request) übertragen werden.
• Zeitliche Steuerung: Vereinnahmungsdaten besitzen standardmäßig eine Gültigkeit von 48 Stunden. Der Abgleich ist nur bis zum finalen Check-in möglich.

Hinweise für Entwickler

Vereinnahmte Artikelpositionen übermitteln

POST /api/v3/.../consignee/articles-compare

[
  {
    "articleOrderNumber": "PO-12345",
    "consigneeOrderNumber": "4711",
    "quantity": 90
  }
]

Pflichtfelder

• articleOrderNumber – PO-Nummer
• consigneeOrderNumber – Empfänger-Artikelnummer (Item-Code aus dem Fremdsystem)
• quantity – Vereinnahmte Menge (Ganzzahl > 0)

Weitere Regeln

• Maximal 500 Positionen pro Request
• Einzelne Positionen oder Batch-Verarbeitung möglich
• Erfolgreiche Verarbeitung liefert 204 No Content

Matching-Logik

• Zuordnung erfolgt über articleOrderNumber und consigneeOrderNumber
• Abgleich gegen customerArticleNumber des Artikels
• Fallback auf articleNumber
• Der Abgleich erfolgt nur bei genau einem Treffer
• Manuelle Korrekturen aus dem edits-Objekt werden berücksichtigt
• Bereits manuell bearbeitete oder automatisch geprüfte Positionen werden übersprungen
• Abweichungen werden parallel im Addons- und Basic-System angelegt
• Änderungen an articleOrderNumber, customerArticleNumber oder quantity setzen den Wert von automaticCompareStatus wieder auf null

Ergebnis auslesen

GET /api/v2/.../delivery-notes/{deliveryNoteKey}/articles

Relevante Felder:

• automaticCompareStatus (MATCH, OVER_DELIVERED, UNDER_DELIVERED)
• checked (true / false)

Die vollständige API-Dokumentation ist in der Cloud4Log Addons API-Dokumentation verfügbar.